Працівники департаменту інформаційних технологій доопрацювали це програмне забезпечення та адаптували до сучасних вимог і завдань виконавчих органів Вінницької міськради.
Щороку інтенсивність роботи працівників виконавчих органів міської ради зростає. Доповнюються функції та завдання усіх структурних підрозділів. Разом із цим зростають об\'єми документів, з якими працюють у мерії. Враховуючи такі тенденції, кілька років тому розпочалась робота по підготовці платформи та підбору відповідного програмного забезпечення для переходу на електронний документообіг. Після реорганізації структури виконавчих органів міськради, у мерії було запроваджено систему, яка дозволяє працівникам в електронному режимі з допомогою програми DocsVision здійснювати обмін необхідними документами.
Тепер будь-який лист, який надходить до міської ради чи її виконавчих органів, спочатку сканується у канцелярії та у електронному вигляді направляється на міського голову чи його заступників, які своєю резолюцією визначають відповідальних за виконання того чи іншого завдання. Після цього документ автоматично надходить до виконавців (відповідних департаментів). Якщо на той чи інший лист або звернення вже надано відповідь, то відповідний документ закривається і автоматично переноситься у папку «Виконані завдання». Система дозволяє чітко контролювати терміни виконання кожного завдання, у разі порушення яких виконавці несуть дисциплінарну відповідальність.
«На сьогоднішній день структурні підрозділи міської ради поки-що працюють із документами як в електронному, так і в паперовому вигляді. Процес адаптації і освоєння програми DocsVision досить тривалий, але незабаром ми вже повністю перейдемо на електронне листування», - говорить заступник міського голови Володимир Слишинський.
Процеси, побудовані на базі DocsVision, дозволяють ефективно організувати роботу з електронними документами та виконання бізнес-процесів, пов\'язаних з інформаційною взаємодією. Працюючи в системі, кожен співробітник вчасно отримує завдання для виконання свого етапу робіт і оперативний доступ до всієї необхідної інформації, а керівник має можливість контролювати процес і керувати ним.
Електронний документообіг допомагає впорядкувати ряд процесів, пов\'язаних із вдосконаленням роботи з документами, прискорення їх пошуку і виключення втрат. Окрім цього, забезпечується скорочення термінів виконання завдань, прискорення циклу пересування документу між виконавцями; зменшення кількості невідповідностей, підвищення якості; поліпшення виконавської дисципліни та мотивації співробітників; підвищення прозорості та керованості структури тощо.