РЕКЛАМА
У багатьох українських компаніях усе починається приблизно однаково. Є власник, телефон у кишені й один номер, який вказаний всюди: на сайті, в Instagram, у Google-картці, рекламних оголошеннях і месенджерах.
На перших етапах цього цілком вистачає. Клієнт телефонує — власник відповідає. З'являється перший менеджер — частину дзвінків передають йому. Потім команда росте, хтось працює з дому, хтось переїжджає в інше місто або країну, а кількість звернень стає такою, що один мобільний телефон уже більше заважає, ніж допомагає.
Саме в цей момент бізнес починає замислюватися, як організувати зв'язок трохи системніше.
Один із варіантів — віртуальний номер для бізнесу. Він дозволяє залишити клієнтам один зрозумілий контакт, але не прив'язувати його до конкретної SIM-картки, телефона чи працівника.
Для українських компаній це особливо зручно зараз, коли команда нерідко розподілена між кількома містами чи навіть країнами. Менеджер може працювати в Києві, бухгалтер — у Львові, керівник відділу продажів — у Варшаві, але для клієнта компанія залишається доступною за звичним номером.
Так само бізнес може використовувати номер іншої країни, якщо працює з відповідним ринком.
Для цього не обов'язково відкривати там фізичний офіс чи купувати місцеві SIM-картки кожному співробітнику.
Що таке віртуальний номер телефону
Якщо дивитися очима клієнта, віртуальний номер майже нічим не відрізняється від звичайного.
Це такий самий телефонний номер із кодом країни або міста. На нього можна телефонувати, а окремі типи номерів також підтримують SMS.
Різниця полягає в тому, що за ним не обов'язково стоїть фізична SIM-картка.
Дзвінок можна направити туди, де його зручно прийняти: на мобільний телефон, SIP-акаунт, програму на ноутбуці чи інший налаштований напрямок.
Фактично віртуальний номер телефону працює як точка входу. Клієнт набирає один номер, а далі система сама передає виклик потрібному співробітнику або на потрібний пристрій.
У багатьох таких рішеннях використовується VoIP — технологія передавання голосу через IP-мережі. Вона давно застосовується в корпоративному зв'язку та описана, зокрема, у рекомендаціях Міжнародного союзу електрозв'язку.
Але для підприємця технічний бік зазвичай не найважливіший.
Набагато важливіше те, що номер не змушує працівника сидіти біля конкретного телефонного апарата. Він може працювати з дому, з іншого офісу або з-за кордону й при цьому залишатися частиною загальної телефонної системи компанії.
Так само бізнес може використовувати номер іншої країни, якщо працює з відповідним ринком.
Для цього не обов'язково відкривати там фізичний офіс чи купувати місцеві SIM-картки кожному співробітнику.
Навіщо українському бізнесу віртуальний номер
Причини можуть бути дуже різними.
Комусь потрібен окремий номер, щоб більше не публікувати особистий мобільний. Комусь — щоб кілька менеджерів могли приймати дзвінки від клієнтів. Іншим важливо мати контакт в іншій країні та не змушувати закордонного клієнта телефонувати на український номер.
Уявімо звичайний невеликий інтернет-магазин.
Спочатку замовлення приймає власник. Усі дзвінки йдуть на його смартфон. Потім з'являються два менеджери, далі ще один.
І тут виникає проста проблема: що робити зі старим номером, який уже знають клієнти?
Передати SIM-картку одному менеджеру — означає знову прив'язати весь зв'язок до однієї людини. Купити кожному новий номер — отримати кілька контактів замість одного.
З віртуальною телефонією можна залишити один номер телефону для бізнесу, а вже всередині компанії визначити, хто і коли прийматиме дзвінки.
Те саме стосується віддаленої роботи.
Сьогодні для українських компаній цілком нормально, коли співробітники працюють із різних міст або країн. У такій ситуації класична офісна телефонія вже не завжди зручна.
Набагато практичніше, коли зв'язок працює незалежно від місця перебування працівників.
Віртуальний номер може стати в пригоді:
- інтернет-магазинам;
- сервісним компаніям;
- IT-командам;
- маркетинговим агентствам;
- туристичному бізнесу;
- службам підтримки;
- відділам продажів;
- консультантам;
- фрилансерам;
- компаніям, які працюють із клієнтами за межами України.
У такій моделі віртуальний офіс перестає бути просто красивою назвою. Компанія дійсно може працювати без прив'язки до одного приміщення, але при цьому мати стабільний корпоративний контакт.
Які проблеми вирішує віртуальна телефонія
Коли чуєш словосполучення «віртуальна телефонія», легко уявити щось складне, розраховане на великий кол-центр.
Насправді користь часто проявляється в дуже простих речах.
Робочі дзвінки більше не приходять на особистий номер.
Для власника малого бізнесу це може бути чи не головною перевагою.
Коли один мобільний використовується і для родини, і для банку, і для кур'єрів, і для десятків клієнтів, відокремити роботу від особистого життя майже неможливо.
Окремий номер для клієнтів хоча б частково вирішує цю проблему.
Бізнес не залежить від SIM-картки конкретного менеджера.
Працівники змінюються. Хтось переходить в іншу компанію, хтось іде у відпустку, хтось просто більше не працює з клієнтами.
Якщо всі контакти зав'язані на особистий номер співробітника, для компанії це незручно.
Корпоративний номер залишається у бізнесу незалежно від кадрових змін.
Звернення можна передавати між працівниками.
Один менеджер зайнятий — дзвінок може прийняти інший.
Клієнту не потрібно шукати новий номер або телефонувати кілька разів різним людям.
Віддалена робота стає простішою.
Працівникам не обов'язково сидіти в одному кабінеті, щоб приймати дзвінки з одного корпоративного номера.
Це особливо актуально для команд, які давно працюють у гібридному форматі.
Зв'язок легше адаптувати до зростання компанії.
Сьогодні дзвінки приймає одна людина. Через пів року — п'ять.
Коли телефонія побудована гнучко, бізнесу не потрібно щоразу вигадувати систему заново.
Саме тому сучасна телефонія для компанії — це не просто номер. Це спосіб організувати сам процес спілкування з клієнтами.
Як Freezvon допомагає організувати бізнес-комунікацію
Коли компанія розуміє, що одного мобільного номера вже не вистачає, постає наступне питання: як усе це організувати без зайвої складності.
Одним із варіантів може бути Freezvon.
Через сервіс можна підключати віртуальні номери та налаштовувати роботу з вхідними дзвінками залежно від потреб компанії.
Для невеликого бізнесу це може бути проста переадресація. Клієнт телефонує на корпоративний номер, а виклик одразу надходить власнику чи менеджеру.
Коли команда стає більшою, можуть знадобитися вже інші інструменти: розподіл дзвінків, голосове меню, черги, запис розмов або статистика.
При цьому сам номер не прив'язується до одного працівника.
Це важлива деталь.
Наприклад, компанія кілька років рекламує один номер. Він уже є в Google, на сайті, в документах, у старих повідомленнях клієнтів.
Якщо менеджер звільнився, не доведеться змінювати цей контакт лише тому, що раніше дзвінки приймав саме він.
Достатньо змінити внутрішнє налаштування.
Для клієнта нічого не зміниться.
Він і далі телефонує за тим самим номером, а компанія сама вирішує, хто відповість на дзвінок.
Так бізнес-комунікація стає менш залежною від конкретних людей і більше — від зрозумілих внутрішніх процесів.
Віртуальні номери для роботи з клієнтами
Коли людині потрібно швидко щось уточнити перед покупкою, останнє, чого їй хочеться, — розбиратися, кому саме телефонувати.
Один номер відділу продажів, другий — для підтримки, третій — директора, четвертий — менеджера, який сьогодні не працює.
Для невеликої компанії така кількість контактів часто лише заплутує.
Набагато простіше залишити клієнтові один основний номер, а всередині вже правильно розподіляти звернення.
Саме в цьому сценарії віртуальні номери особливо зручні.
І використовувати їх можуть не тільки великі компанії.
Інтернет-магазин може приймати на один номер питання про товари, оплату й доставку.
Маркетингове агентство — дзвінки від потенційних клієнтів, не публікуючи особисті номери менеджерів.
IT-компанія — звернення замовників, навіть якщо команда працює повністю дистанційно.
Служба підтримки — розподіляти виклики між кількома працівниками.
Компанія, що працює за кордоном, — мати номер потрібної країни для локальної аудиторії.
У деяких випадках важливим стає і приймання SMS.
Наприклад, бізнесу може бути потрібен окремий контакт для службових повідомлень, комунікації з клієнтами або інших робочих завдань.
Тут є важливий нюанс: можливості різних номерів відрізняються.
Якщо потрібні саме SMS, це краще перевірити до підключення. Не кожен номер підтримує повідомлення, а можливість отримати SMS від певного сервісу може залежати від країни, оператора або типу номера.
Міжнародні дзвінки та робота з партнерами
Український бізнес сьогодні значно менш прив'язаний до внутрішнього ринку, ніж раніше.
Невелика студія дизайну може працювати з клієнтами з Німеччини. IT-команда — зі США. Виробник із Чернівців — продавати товари в Польщі. Консалтингова компанія — обслуговувати клієнтів одразу в кількох країнах.
Коли географія продажів розширюється, змінюються й вимоги до зв'язку.
Наприклад, клієнтові з іншої країни може бути зручніше телефонувати на номер зі знайомим кодом.
Саме тут може знадобитися міжнародний номер.
При цьому команда не обов'язково має фізично перебувати в тій самій країні.
Українські співробітники можуть приймати такі виклики дистанційно.
Це робить онлайн-телефонію зручною для компаній, які тільки перевіряють новий ринок.
Не обов'язково одразу орендувати офіс, наймати локальний штат і будувати повноцінну інфраструктуру.
Іноді достатньо спочатку дати потенційним клієнтам нормальний канал зв'язку й подивитися, скільки звернень він приносить.
Телефонний номер у такій ситуації стає невеликою, але важливою частиною локальної присутності.
Звичайно, він не вирішує всі питання виходу на новий ринок. Потрібні мова, сервіс, конкурентна пропозиція, нормальна підтримка та розуміння місцевої аудиторії.
Але коли клієнту простіше зв'язатися з компанією, одна зайва перешкода зникає.
Українським підприємцям, які планують міжнародний розвиток, також може бути корисний портал Дія.Бізнес, де є матеріали та інформація про розвиток підприємництва, експорт і роботу на зовнішніх ринках.
Як вибрати постачальника віртуальних номерів
Найнижча ціна номера не завжди означає найкращий варіант для бізнесу.
Перед підключенням краще подивитися трохи ширше.
Які країни та типи номерів доступні?
Якщо компанія працює лише в Україні, потреби одні. Якщо планує розвиватися в Польщі, Німеччині, Великій Британії чи США — зовсім інші.
Тому географію варто перевіряти заздалегідь.
Які функції має конкретний номер?
Чи приймає він дзвінки? Чи підтримує SMS? Чи можна використовувати потрібну схему переадресації?
Ці речі не варто припускати — їх краще уточнювати перед замовленням.
Як працюватиме команда?
Якщо дзвінки приймає одна людина, складна система може бути непотрібною.
Якщо менеджерів кілька, варто заздалегідь подумати про розподіл викликів, чергу чи голосове меню.
Чи зрозумілі тарифи?
Вартість самого номера — лише частина витрат.
Також можуть бути тарифи на дзвінки, переадресацію, додаткові функції та щомісячне обслуговування.
Краще розуміти ці витрати до підключення, а не після першого рахунку.
Наскільки швидко можна отримати допомогу?
Для бізнесу телефонний номер часто є частиною продажів.
Якщо клієнти не можуть додзвонитися, проблема швидко стає не технічною, а фінансовою.
Тому служба підтримки має значення.
Чи зможе система рости разом із компанією?
Один номер сьогодні може перетворитися на кілька номерів у різних країнах через рік.
Добре, коли для цього не доводиться повністю переходити на іншу платформу.
Freezvon у такому випадку може бути одним із варіантів для компаній, яким потрібні віртуальні номери, VoIP, переадресація та інші інструменти для організації робочого зв'язку.
FAQ
Чи потрібен фізичний телефон для віртуального номера?
Не завжди. Залежно від налаштувань дзвінки можна приймати на смартфоні, комп'ютері, через SIP-програму або переадресовувати на інший номер.
Чи можна користуватися одним номером кільком працівникам?
Так. Це один із поширених сценаріїв для відділів продажів і підтримки. Дзвінки можна розподіляти між кількома співробітниками.
Чи підходить віртуальний номер малому бізнесу?
Так. Для цього не потрібно мати великий кол-центр. Невелика компанія може почати з одного номера та простої переадресації, а додаткові функції підключати пізніше.
Чи можна підключити номер іншої країни?
Так, у провайдерів віртуальної телефонії доступні номери різних країн. Але умови підключення, документи, функції й тарифи можуть відрізнятися.
Чи можна отримувати SMS на віртуальний номер?
Деякі номери підтримують SMS. Проте цю можливість потрібно перевіряти окремо для конкретного номера та країни.
Чим віртуальний номер кращий за окрему SIM-картку?
SIM-картка добре працює, коли номером користується одна людина й немає потреби в додаткових функціях. Віртуальний номер стає зручнішим, коли потрібно підключити кількох працівників, працювати віддалено, використовувати переадресацію або виходити на міжнародні ринки.
Висновок
Телефонний номер здається дрібницею доти, доки бізнес не починає рости.
Поки всі дзвінки приймає одна людина, особистого мобільного може цілком вистачати. Але з появою нових менеджерів, віддалених працівників, закордонних клієнтів і більшої кількості звернень така схема швидко стає незручною.
Віртуальний номер дозволяє залишити клієнтам один стабільний контакт і водночас не прив'язувати всю комунікацію до одного смартфона чи конкретного співробітника.
Для українських компаній, які працюють із різних міст, будують віддалені команди або виходять на нові ринки, це може бути простим способом зробити зв'язок більш організованим.
І тут зовсім не обов'язково починати зі складної телефонної системи.
Для багатьох компаній перший крок набагато простіший: окремий номер для роботи, зрозумілий канал зв'язку для клієнтів і можливість передати дзвінок тій людині, яка справді може допомогти.